Презентация EDMS
 

HRB

Автоматизация Электронного Документооборота на Предприятии

 

В условиях современного бизнеса эффективность работы во многом зависит от эффективности и скорости управления информацией. Надежность хранения информации и легкий доступ для тех, кто в ней нуждается, является залогом успешной совместной работы. Системы Электронного Документооборота позволяют решить эту задачу, значительно повысив эффективность и качество совместной деятельности сотрудников.

hrb Электронный Документооборот — это жизненный цикл электронных документов в организации, начиная от их получения (ввод, электронная почта и т.п.), прохождения в подразделениях с изменением состояния (доведен до сведения, согласован, подписан, в работе, закрыт и т.п.) и заканчивая списанием в архив. Часто Электронный Документооборот обозначается термином Workflow, который характеризует движение документов как поток работ, выполняемых в рамках того или иного бизнес-процесса. Electron Document Management System (EDMS) — это программное обеспечение, главными задачами которого являются организация и поддержка жизненного цикла электронных документов.

Возможности и преимущества


К основным преимуществам системы Электронного Документооборота относятся:

  • Сокращение затрат времени сотрудников на операции с документами (создание, поиск, согласование).
  • Сокращение дублирования документов и информации
  • Упрощение доступа к данным
  • Оптимизация хранения документов и данных
  • Повышение дисциплины и качества работы
  • Автоматизация бизнес процессов
  • Повторное использование информации
  • Повышение качества данных
  • Интеграция с другими програмными обеспечениями функционирующие в предприятии
  • Централизованное хранение большого количества разнообразных документов
  • Защита от несанкционированного доступа, путем назначения прав пользователям (создание паролей для доступа пользователей в соответствии с должностным положением или спецификой выполняемой работы).

Основные Функции

Исходя из задач, стоящих перед автоматизацией документационных процессов, определяется набор требуемых функций, которые должна реализовывать система документооборота.

  • Создание атрибутных карточек документов
  • Прикрепление к карточкам документов файлов произвольных типов
  • Формирование текста документа из предопределённого шаблона
  • Создание ревизий (revision) документов
  • Создание версий документов
  • Формирование образа электронного документа на бланке с использованием шаблонов
  • Сохранение образа документа в файлах *.pdf или *.docx
  • Управление правами доступа пользователей
  • Создание маршрутов документов
  • Управление движением документов по маршрутам
  • Рассылка участникам документационных процессов уведомлений и напоминаний
  • Ведение журналов документов
  • Ведение справочников и классификаторов
  • Регистрация и классификация регистрируемых документов
  • Формирование поручений
  • Поиск карточек документов
  • Возможность внедрения Электронной Подписи
  • Формирование отчётов и статистики о движении документов
EDMS-Electronic Document Managament System